Zgłoszenia zewnętrzne

Zgodnie z wymogami określonymi w art.  48 ustawy o ochronie sygnalistów:

Zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa można dokonać do Wójta Gminy Szypliszki:

• w formie pisemnej listem adresowanym na adres korespondencyjny: Wójt Gminy Szypliszki, 16-411 Szypliszki; ul. Suwalska 21 z dopiskiem na kopercie „sygnalista – zgłoszenie”;
• poprzez bezpośrednie spotkanie, po zgłoszeniu takiej potrzeby w Urzędzie Gminy Szypliszki poprzez adres sygnalista@szypliszki.pl

Na podstawie procedury zgłoszeń zewnętrznych nie jest nadawany bieg zgłoszeniom dokonanym anonimowo.

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, określona w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r., poz. 928). Treść ustawy jest zamieszczona w Internetowym Systemie Aktów Prawnych pod linkiem: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną zostały określone w art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r., poz. 928), zgodnie z którym sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 powołanej ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa regulowany jest ustawą o ochronie sygnalistów oraz „Procedurą zgłoszeń zewnętrznych Wójta Gminy Szypliszki”, wprowadzoną Zarządzeniem Nr 89.2024  z dnia 23 grudnia 2024 roku.

• Zadania związane z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, ich wstępną weryfikacją, podejmowaniem działań następczych, prowadzeniem rejestru zgłoszeń zewnętrznych, komunikacją z sygnalistą, w tym przekazywaniem informacji zwrotnej, koordynacją innych działań związanych ze zgłoszeniami zewnętrznymi wynikających z ustawy zostały powierzone Sekretarzowi.
• Pełnomocnik ds. zgłoszeń zewnętrznych – dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa (w tym, czy pochodzi od sygnalisty w rozumieniu ustawy), oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Szypliszki a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
• Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego wykaże, że zgłoszenie podlega rozpatrzeniu przez Wójta Gminy Szypliszki wówczas Pełnomocnik ds. zgłoszeń zewnętrznych przesyła sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub istnieją uzasadnione podstawy by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
• W przypadku, gdy wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego wykaże, że dla rozpatrzenia zgłoszenia właściwy jest inny organ publiczny, Pełnomocnik ds. zgłoszeń zewnętrznych występuje do Wójta Gminy Szypliszki o przekazanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Przekazanie zgłoszenia następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni. O przekazaniu zgłoszenia informuje się sygnalistę.

Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy informacji
o naruszeniu prawa Pełnomocnik ds. zgłoszeń zewnętrznych występuje do Wójta Gminy Szypliszki o poinformowanie sygnalisty, że informacja objęta zgłoszeniem nie podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym ustawą, z podaniem ustaleń ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Przekazanie informacji następuje w terminie, 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni. O przekazaniu zgłoszenia informuje się sygnalistę. Wójt Gminy Szypliszki może również poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.

• Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego wykaże, że zawiera ono informacje, które na mocy odrębnych przepisów podlegają przekazaniu do właściwych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, Pełnomocnik ds. zgłoszeń zewnętrznych występuje do Wójta Gminy Szypliszki o przekazanie takich informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym.
• Pełnomocnik ds. zgłoszeń zewnętrznych zapewnia podjęcie, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych wobec każdego zgłoszenia zewnętrznego przyjętego do rozpatrzenia przez Wójta/Gminy Szypliszki, poprzez przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego lub kontrolnego, zgodnie z kompetencjami określonymi w ustawie regulującej działalność Wójta Gminy Szypliszki.
• Pełnomocnik ds. zgłoszeń zewnętrznych może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Wójt Gminy Szypliszki informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Wójt Gminy Szypliszki może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia. W szczególności żądane wyjaśnienia lub dodatkowe informacje mogą dotyczyć kontekstu związanego z pracą oraz działań lub zaniechań stanowiących naruszenie prawa.

Wójt Gminy Szypliszki przekazuje informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym informowany jest sygnalista. Informacja zwrotna obejmuje informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań, w tym zrealizowanych lub zaplanowanych w przyszłości działań wyjaśniających, nadzorczych lub kontrolnych, zgodnie z kompetencjami określonymi w ustawie regulującej działalność Wójta Gminy Szypliszki, a obejmujących zgłoszone naruszenie prawa.

Realizacja czynności obejmujących prowadzone przez Wójta Gminy Szypliszki postępowanie w zakresie zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów dokonywana jest z dołożeniem najwyższej staranności w celu ochrony danych osobowych sygnalisty oraz ochrony poufności informacji, na podstawie których byłoby możliwe bezpośrednie lub pośrednie zidentyfikowanie tożsamości sygnalisty oraz innych osób powiązanych ze zgłoszeniem. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych przewidują ochronę przed uzyskaniem nieuprawnionego dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom, przewidują ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Dostęp do informacji dotyczących zgłoszeń zewnętrznych posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy Urzędu Gminy Szypliszki, którzy złożyli stosowne oświadczenia związane z zapewnieniem tajemnicy i poufności informacji oraz danych osobowych objętych zgłoszeniem.

Wójt Gminy Szypliszki wdrożył zasady, o których mowa w art. 5 i art. 8 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1, ze zm.) (dalej RODO). Przetwarzanie danych osobowych oraz informacji podawanych w zgłoszeniu oparte jest o zasady zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia przechowywania, rozliczalności, integralności, poufności, ograniczenia celu przetwarzania do czynność określonych w ustawie o ochronie sygnalistów, minimalizacji danych oraz prawidłowości opartej na danych wskazanych w zgłoszeniu jako źródle informacji.

Dane osobowe, które pozwalają na ustalenie tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem, nie będą ujawnione nieupoważnionym osobom, a do przetwarzania tych danych osobowych będą dopuszczone wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, wynikające z art. 29 i art. 32 ust. 4 RODO. Wójt Gminy Szypliszki będzie przetwarzać dane osobowe sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem tylko w zakresie koniecznym do przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji oraz podjęcia działania następczego. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych wynikające z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych dotyczące zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów, znajdują się w załączniku.

Działania następcze podejmowane są przez Wójta Gminy Szypliszki z zachowaniem należytej staranności. Działania następcze wobec każdego zgłoszenia zewnętrznego przyjętego do rozpatrzenia, polegają na przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, nadzorczego lub kontrolnego, zgodnie z kompetencjami określonymi w ustawie regulującej działalność Wójta Gminy Szypliszki Działania następcze w szczególności polegają na:

• przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego umożliwiającego sporządzenie informacji zwrotnej, w tym dotyczącej zamknięcia procedury, jeżeli ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu nie wymaga przeprowadzenia kontroli;
• sporządzeniu zawiadomień i innych pism, które należy skierować do właściwych organów na podstawie wyników kontroli prawdziwości informacji o naruszeniu prawa,

Ustawa o ochronie sygnalistów w rozdziale 2 wprowadza środki ochrony prawnej sygnalisty. Sygnalista podlega tej ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochrona sygnalisty polega na zakazie podejmowania działań odwetowych,
a w przypadku zaistnienia takich działań na prawie dochodzenia przez sygnalistę odszkodowania.

Zgodnie z art. 4¹ ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r., poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie.

Więcej informacji dostępnych pod linkiem https://www.gov.pl/web/nieodplatna-pomoc.

Na żądanie sygnalisty Wójt Gminy Szypliszki, w przypadku gdy jest właściwa do podjęcia działań następczych, wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów. Zaświadczenie takie może być wydane wyłącznie osobie fizycznej, która jest sygnalistą w rozumieniu art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

Zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów:

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności,
   w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.”

Wójt Gminy Szypliszki zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, z którym sygnalista pozostaje w kontekście związanym z pracą. Zgłoszenie wewnętrzne może stanowić środek służący skutecznemu i szybkiemu przeciwdziałaniu naruszeniu prawa w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu. Poza tym zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane, jeżeli sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego należy uznać za zgodne z założeniami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, z późn. zm.) oraz ustawy o ochronie sygnalistów.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich, z którym można skontaktować się za pośrednictwem Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, adres Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. centrala (+ 48) 22 55 17 700, fax (+ 48) 22 827 64 53, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl.